Il provvedimento introduce un sistema strutturato, vincolante e uniforme per la presentazione, valutazione e approvazione delle proposte, con l’obiettivo di garantire elevati standard di qualità scientifica, rigore metodologico e coerenza con i parametri accademici nazionali e internazionali.
Elemento centrale della nuova disciplina è l’istituzione del parere obbligatorio e vincolante dell’Ufficio Ricerca, cui è demandata la valutazione tecnico-scientifica delle proposte secondo criteri tassativi, tra cui la qualificazione dei relatori, l’originalità del tema e la solidità dell’impianto teorico.
La circolare stabilisce inoltre termini procedimentali perentori, modalità di trasmissione obbligatorie e un contenuto minimo inderogabile delle proposte, prevedendo l’irricevibilità in caso di difformità.
Sono espressamente esclusi dall’ambito di applicazione gli eventi non qualificabili come convegni scientifici in senso stretto, quali dialoghi su libri, presentazioni librarie e iniziative a carattere meramente divulgativo o promozionale.
Il testo integrale della circolare è riportato di seguito.
CIRCOLARE N. 3 / 2026 Prot. 24/2026
Oggetto: Disciplina inderogabile dei criteri per l’individuazione dei soggetti destinatari cui affidare l’organizzazione di convegni scientifici – Istituzione del parere vincolante dell’Ufficio Ricerca – Regolamentazione dei termini procedimentali.
Premessa
La Presidenza di HubLetteratura,
visto lo Statuto dell’Ente e i principi ivi sanciti in materia di promozione della ricerca scientifica e diffusione del sapere accademico;
considerata la natura strategica delle attività convegnistiche quali strumenti di validazione, diffusione e consolidamento della produzione scientifica;
ravvisata la necessità, non ulteriormente differibile, di assicurare un presidio stringente, uniforme e non derogabile in ordine alla qualità scientifica delle iniziative promosse, patrocinate o comunque riconducibili all’Ente;
ritenuto imprescindibile subordinare ogni forma di affidamento a preventiva verifica tecnico-scientifica, fondata su criteri oggettivi, verificabili e coerenti con gli standard accademici nazionali e internazionali;
considerato altresì che l’assenza di un procedimento formalizzato espone l’Ente a rischi di disomogeneità valutativa, compromissione del rigore metodologico e potenziale pregiudizio reputazionale;
ritenuto pertanto di dover introdurre una disciplina cogente, a carattere vincolante e non eludibile, idonea a regolare integralmente l’iter di presentazione, valutazione e approvazione delle proposte convegnistiche;
dispone e statuisce quanto segue
Art. 1 – Ambito di applicazione e natura delle disposizioni
1. La presente circolare ha carattere obbligatorio, vincolante e inderogabile e si applica a tutte le procedure finalizzate all’individuazione di soggetti destinatari cui affidare, a qualsiasi titolo, l’organizzazione di convegni scientifici promossi, patrocinati o riconducibili a HubLetteratura.
2. Ogni atto, iniziativa o procedimento posto in essere in difformità dalla presente disciplina è da considerarsi tamquam non esset, privo di effetti giuridici e amministrativi.
Art. 2 – Obbligo di preventiva trasmissione all’Ufficio Ricerca
1. È fatto obbligo assoluto ai soggetti proponenti di trasmettere ogni proposta di affidamento esclusivamente all’Ufficio Ricerca mediante invio all’indirizzo istituzionale:
2. La trasmissione costituisce condizione necessaria e imprescindibile per l’avvio di qualsiasi istruttoria.
3. Le proposte prive dei requisiti formali o documentali richiesti sono dichiarate irricevibili senza ulteriore comunicazione.
Art. 3 – Contenuto minimo inderogabile delle proposte
1. A pena di irricevibilità, ogni proposta deve contenere:
a) progetto scientifico analitico e strutturato;
b) indicazione nominativa dei relatori con relativi titoli accademici e affiliazioni;
c) esplicitazione degli obiettivi scientifici e del contributo al dibattito disciplinare;
d) descrizione della metodologia adottata;
e) cronoprogramma dettagliato;
f) eventuali partenariati istituzionali e scientifici.
2. La mancanza, anche parziale, degli elementi di cui al comma 1 comporta l’immediata esclusione dal procedimento.
Art. 4 – Parere dell’Ufficio Ricerca
1. L’Ufficio Ricerca esercita funzione di valutazione tecnico-scientifica esclusiva ed esprime parere obbligatorio e vincolante.
2. Il parere verte sui seguenti criteri, da intendersi tassativi:
◦ scientificità dell’impianto teorico;
◦ rigore metodologico;
◦ qualificazione accademica dei relatori;
◦ originalità e rilevanza del tema;
◦ coerenza con gli standard accademici vigenti.
3. Il parere è espresso nelle forme:
◦ positivo, eventualmente corredato da prescrizioni obbligatorie;
◦ negativo, con motivazione analitica.
4. Il parere negativo ha natura ostativa assoluta e preclude in via definitiva ogni ulteriore seguito procedimentale.
Art. 5 – Termini procedimentali
1. Le proposte devono pervenire con un anticipo minimo e inderogabile di 60 (sessanta) giorni rispetto alla data prevista dell’evento.
2. L’Ufficio Ricerca esprime il parere entro il termine perentorio di 15 (quindici) giorni lavorativi dalla ricezione della proposta completa.
3. Eventuali richieste di integrazione documentale determinano la sospensione automatica dei termini, che riprendono a decorrere dalla ricezione della documentazione richiesta.
4. Il decorso del termine senza espressione di parere equivale a rigetto tacito della proposta.
Art. 6 – Divieto di elusione e responsabilità
1. È fatto divieto di porre in essere condotte, anche indirette, finalizzate ad aggirare la presente disciplina.
2. Ogni violazione comporta responsabilità amministrativa e organizzativa, fatta salva ogni ulteriore conseguenza prevista dalle norme vigenti.
Art. 7 – Entrata in vigore e clausola di salvaguardia
1. La presente circolare entra in vigore con effetto immediato dalla data della sua pubblicazione.
2. Restano prive di efficacia tutte le disposizioni precedenti incompatibili con il presente atto.
3. La Presidenza si riserva ogni ulteriore determinazione interpretativa e applicativa.
Sono esclusi dall’ambito di applicazione della presente circolare gli eventi privi di carattere strettamente scientifico-convegnistico, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
a) dialoghi su libri;
b) presentazioni librarie;
c) incontri divulgativi non strutturati secondo criteri accademici;
d) eventi di promozione editoriale o culturale non fondati su un progetto scientifico formalizzato.
Salvatore Paolo Caligaris
Presidenza HubLetteratura
Dott.ssa Elena Caliandro
Ufficio Ricerca HubLetteratura